المعلومات : اهميتها - خصائصها - مشاكلها 

كيفية تحويل البيانات إلي معلومات :

هناك مجموعة من الخطوات الخاصة بمعالجة البيانات حتي يتم تحويلها إلي معلومات تتمثل في الآتي :

1 – الحصول علي البيانات والتأكد من صحتها .

2 – تصنيف البيانات وفرزها وترتيبها .

3 – تلخيص البيانات .

4 – تخزين البيانات وإمكانية استرجاعها .

5 – إعادة إنتاج البيانات .

6 – الاتصال أو الانتشار .

أهمية المعلومات :

1 – تشكل المعلومات دوراً حيوياً في حياة الأفراد والمجتمعات فهي عنصر لا غني عنه في أي نشاط نمارسه وتعد أساساً جوهرياً في اتخاذ القرارات .

2 – المعلومات هي المادة الخام للبحوث العلمية والمحك الرئيسي لاتخاذ القرارات الصحيحة ومن يملك المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب يملك عناصر القوة والسيطرة .

3 – أصبحت صناعة المعلومات مورداً اساسياً ومصدراً للدخل القومي ومجالاً للقوي العاملة .

4 – تنمية قدرة الدولة علي الإفادة من المعلومات المتاحة والخبرات التي تحققت في الدول الأخري .

5 – ترشيد وتنسيق ما تبذله الدولة من جهد في البحث والتطوير علي ضوء ما هو متاح من معلومات .

6 – توفير بدائل وأساليب حديثة لحل المشكلات الفنية واختيارات تكفل الحد من هذه المشكلات في المستقبل .

7 – ضمان القرارات السليمة في جميع القطاعات وعلي مختلف مستويات المسئولية

8 – رفع مستوي فاعلية وكفاءة الأنشطة الفنية في قطاعات الإنتاج والخدمات .

9 – المعلومات توفر قاعدة معرفية عريضة لحل المشكلات .

خصائص المعلومات( 1 ) :

يتوقف مدي مساهمة المعلومات واستخدامها في الأنشطة المختلفة علي مجموعة من الشروط والخصائص التي يجب أخذها في الاعتبار ومن أهم هذه الخصائص :

1 – الشمول وكمال المعلومات :

فالشمولية هي الدرجة التي يغطي بها نظام المعلومات احتياجات المستفيدين من المعلومات بحيث تكون كاملة دون تفصيل زائد ودون ايجاز يفقدها معناها.

2 – الوضوح : بمعني أن تكون المعلومات خالية من أي غموض ومتسقة فيما بينها دون تعارض أو تناقض .

3 – الصحة : أي خلو المعلومات من أي خطأ.

4 – قابلية القياس : أي أن المعلومات الرسمية المنتجة من نظام المعلومات الرسمي يمكن قياسها في شكل كمي .

5 – الملائمة : بمعني مدي ملائمة المعلومات لطلب المستخدم .

6 – الدقة : وتصف الدقة مدي تمثيل المعلومات للموقف أو الحدث كما هو في حقيقته وبكل تفاصيله وتقاس الدقة بنسبة المعلومات الصحيحة الي مجموع المعلومات الناتجة خلال فترة زمنية محددة .

7 – المرونة : بمعني قابلية تكيف المعلومات لتسهيل تلبية الاحتياجات المختلفة لجميع المستخدمين

8 – عدم التحيز : أي عدم تغير محتوي المعلومات بهدف التأثير علي المستفيدين باتجاه معين بما يتفق مع تطلعات الجهة التي أعدت المعلومات .

9 – النفاذ : اي سهولة وسرعة الحصول علي المعلومات ويكون النفاذ جيدا بقدر تحقيق سرعة الوصول وبقدر حجم المعلومات التي يقدمها إضافة الي سهولة الاستخدام .

10 – التوقيت المناسب : بمعني أن تكون المعلومات مناسبة زمنيا لاستخدامات المستفيدين خلال دورة معالجتها والحصول عليها .

مصادر المعلومات :

يمكن تقسيم مصادر المعلومات إلي فئتين :

1 – فئة مصادر المعلومات المطبوعة وتنقسم إلي :

أ – مصادر المعلومات الأولية : وهي أول وثائق تنشر في موضوعها سواء كانت تقريرا عن بحث أو حدثا أو وصفا لأسلوب جديد لتطبيق فكرة أو تفسيرا لفكرة أو موضوع قديم , وتشمل مصادر المعلومات الأولية : المطبوعات الرسمية – الدوريات – أعمال المؤتمرات – تقارير البحوث .

ب – مصادر المعلومات الثانوية : تقدم عرضا لمعلومات منشورة ولا تقدم معلومات جديدة والوصول إليها أيسر وأوسع من المصادر الأولية التي يتعذر الوصول إليها مباشرة في بعض الأحيان .

2 - فئة مصادر المعلومات الغير مطبوعة وتنقسم إلي :

أ – المصادر السمعية والبصرية وتشمل : المواد السمعية – المواد البصرية – المواد السمعية البصرية – المصغرات الفيلمية .

ب – المصادر الالكترونية .

مشكلة المعلومات ( 1 ):

مشكلة المعلومات ذات جوانب عديدة تتلخص فيما يلي :

1 – تضخم حجم الانتاج الفكري وارتفاع معدلات نموه .

2 – تعدد مواطن الإنتاج الفكري وتأخر وصوله بعد طلبه .

3 – تعدد احتياجات الباحثين مع تعمق واتساع المعرفة .

4 – تعدد أشكال نشر الإنتاج الفكري من الكتب الي الدوريات .

5 – عدم إمكانية الحصول علي كثير من المطبوعات التي تعد محدودة التوزيع .

6 – تعقد الارتباطات الموضوعية وتشتت المعلومات بين المطبوعات المحورية والثانوية .

7 – تأخر وصول الكشافات والمستخلصات التي تعرف الباحث علي مجال اهتمامه.

8 – ارتفاع تكاليف الإنتاج الفكري وتضاعفها بحيث أصبح من المستحيل علي مراكز المعلومات والمكتبات الحصول علي جميع احتياجاتها مما ينشر في العالم.

---

( 1 )  أبو السعود إبراهيم , التوثيق الإعلامي , ط1 , القاهرة , المكتب المصري الحديث , 2002 , ص23 - 24 .

( 1 ) أبو السعود إبراهيم , التوثيق الإعلامي , ط1 , القاهرة , المكتب المصري الحديث , 2002 , ص27 - 28 .