المعلومات : اهميتها - خصائصها - مشاكلها
كيفية تحويل البيانات إلي معلومات :
هناك
مجموعة من الخطوات الخاصة بمعالجة البيانات حتي يتم تحويلها إلي معلومات تتمثل في
الآتي :
1 –
الحصول علي البيانات والتأكد من صحتها .
2 – تصنيف
البيانات وفرزها وترتيبها .
3 – تلخيص
البيانات .
4 – تخزين
البيانات وإمكانية استرجاعها .
5 – إعادة
إنتاج البيانات .
6 –
الاتصال أو الانتشار .
أهمية المعلومات :
1 – تشكل
المعلومات دوراً حيوياً في حياة الأفراد والمجتمعات فهي عنصر لا غني عنه في أي
نشاط نمارسه وتعد أساساً جوهرياً في اتخاذ القرارات .
2 –
المعلومات هي المادة الخام للبحوث العلمية والمحك الرئيسي لاتخاذ القرارات الصحيحة
ومن يملك المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب يملك عناصر القوة والسيطرة .
3 – أصبحت
صناعة المعلومات مورداً اساسياً ومصدراً للدخل القومي ومجالاً للقوي العاملة .
4 – تنمية
قدرة الدولة علي الإفادة من المعلومات المتاحة والخبرات التي تحققت في الدول
الأخري .
5 – ترشيد
وتنسيق ما تبذله الدولة من جهد في البحث والتطوير علي ضوء ما هو متاح من معلومات .
6 – توفير
بدائل وأساليب حديثة لحل المشكلات الفنية واختيارات تكفل الحد من هذه المشكلات في
المستقبل .
7 – ضمان
القرارات السليمة في جميع القطاعات وعلي مختلف مستويات المسئولية
8 – رفع
مستوي فاعلية وكفاءة الأنشطة الفنية في قطاعات الإنتاج والخدمات .
9 –
المعلومات توفر قاعدة معرفية عريضة لحل المشكلات .
يتوقف مدي
مساهمة المعلومات واستخدامها في الأنشطة المختلفة علي مجموعة من الشروط والخصائص
التي يجب أخذها في الاعتبار ومن أهم هذه الخصائص :
1 – الشمول وكمال المعلومات :
فالشمولية
هي الدرجة التي يغطي بها نظام المعلومات احتياجات المستفيدين من المعلومات بحيث
تكون كاملة دون تفصيل زائد ودون ايجاز يفقدها معناها.
2 – الوضوح : بمعني أن تكون المعلومات خالية من أي غموض ومتسقة فيما بينها دون تعارض أو
تناقض .
3 – الصحة : أي خلو المعلومات من أي خطأ.
4 – قابلية القياس : أي أن المعلومات الرسمية المنتجة من نظام المعلومات الرسمي يمكن قياسها في
شكل كمي .
5 – الملائمة : بمعني مدي ملائمة المعلومات لطلب المستخدم .
6 – الدقة : وتصف الدقة مدي تمثيل المعلومات للموقف أو الحدث كما هو في حقيقته وبكل
تفاصيله وتقاس الدقة بنسبة المعلومات الصحيحة الي مجموع المعلومات الناتجة خلال
فترة زمنية محددة .
7 – المرونة : بمعني قابلية تكيف المعلومات لتسهيل تلبية الاحتياجات المختلفة لجميع
المستخدمين
8 – عدم التحيز : أي عدم تغير محتوي المعلومات بهدف التأثير علي المستفيدين باتجاه معين بما
يتفق مع تطلعات الجهة التي أعدت المعلومات .
9 – النفاذ : اي سهولة وسرعة الحصول علي المعلومات ويكون النفاذ جيدا بقدر تحقيق سرعة
الوصول وبقدر حجم المعلومات التي يقدمها إضافة الي سهولة الاستخدام .
10 – التوقيت المناسب : بمعني أن تكون المعلومات مناسبة زمنيا لاستخدامات المستفيدين خلال دورة
معالجتها والحصول عليها .
مصادر
المعلومات :
يمكن تقسيم مصادر المعلومات إلي فئتين :
1 – فئة
مصادر المعلومات المطبوعة وتنقسم إلي :
أ – مصادر المعلومات الأولية : وهي أول وثائق تنشر في موضوعها سواء كانت تقريرا عن بحث أو حدثا أو وصفا
لأسلوب جديد لتطبيق فكرة أو تفسيرا لفكرة أو موضوع قديم , وتشمل مصادر المعلومات
الأولية : المطبوعات الرسمية – الدوريات – أعمال المؤتمرات – تقارير البحوث .
ب – مصادر المعلومات الثانوية : تقدم عرضا لمعلومات منشورة ولا تقدم معلومات جديدة
والوصول إليها أيسر وأوسع من المصادر الأولية التي يتعذر الوصول إليها مباشرة في
بعض الأحيان .
2 - فئة
مصادر المعلومات الغير مطبوعة وتنقسم إلي :
أ – المصادر السمعية والبصرية وتشمل : المواد السمعية – المواد البصرية – المواد السمعية
البصرية – المصغرات الفيلمية .
ب – المصادر الالكترونية .
مشكلة المعلومات ذات جوانب عديدة تتلخص فيما يلي :
1 – تضخم
حجم الانتاج الفكري وارتفاع معدلات نموه .
2 – تعدد
مواطن الإنتاج الفكري وتأخر وصوله بعد طلبه .
3 – تعدد
احتياجات الباحثين مع تعمق واتساع المعرفة .
4 – تعدد
أشكال نشر الإنتاج الفكري من الكتب الي الدوريات .
5 – عدم
إمكانية الحصول علي كثير من المطبوعات التي تعد محدودة التوزيع .
6 – تعقد
الارتباطات الموضوعية وتشتت المعلومات بين المطبوعات المحورية والثانوية .
7 – تأخر
وصول الكشافات والمستخلصات التي تعرف الباحث علي مجال اهتمامه.
8 –
ارتفاع تكاليف الإنتاج الفكري وتضاعفها بحيث أصبح من المستحيل علي مراكز المعلومات
والمكتبات الحصول علي جميع احتياجاتها مما ينشر في العالم.
أبو
السعود إبراهيم , التوثيق الإعلامي , ط1 , القاهرة , المكتب المصري الحديث , 2002
, ص23 - 24 .
أبو السعود إبراهيم , التوثيق الإعلامي , ط1 , القاهرة ,
المكتب المصري الحديث , 2002 , ص27 - 28 .